課外活動に関する各種届出 在学生の方

種類 内容 同時提出物 提出期限
公式試合出場・研究発表等出席届 大学の課外活動団体として試合や研究発表等に参加する場合、必ず提出しなければならない書類。本書類の提出がない場合、【公式行事参加証明書】は受理されない。 大会要項、参加者名簿 出場(出席)10日前まで
公式行事参加証明書 公式試合・研究発表に参加する際、授業等を欠席する場合に提出する書類。提出する際は、必ず要項を添付しなければならない。事前に【公式試合出場・研究発表等出席届】の提出がされていなくてはならない。 - 出場(出席)後7日以内
公式試合・研究発表等結果報告書 大学の課外活動団体として試合や研究発表等に参加した場合、必ず提出しなければならない書類。 - 出場(出席)後7日以内
合宿・遠征許可願 休日等を利用し、学外へ合宿・遠征を行なう場合に、必ず提出しなければならない書類。届出ではなく許可申請であるため、学生部長の承認を得なければならない。公式行事ではないため、【公式行事参加証明書】の発行はできない。 参加者名簿 出発10日前まで
合宿・遠征終了報告書 合宿が終了した旨を報告する書類。ケガ等の有無、その他期間中の特記事項を記入すること。 - 終了後7日以内
施設使用願 学内の施設を使用したい時、或いは外部団体と共同で本学施設を使用したい時に提出する書類。外部団体と共同使用する場合は、その外部団体の人数等詳細を添付し、提出しなければならない。1ヶ月先までの申請が可能。 - 通常:使用希望10日前まで。
外部団体同時使用:使用希望1ヶ月前まで
企画書 公式試合や研究発表に参加ではなく、イベント行事等企画・実施する場合、必ず提出しなければならない書類。 大会要項、参加者名簿 実施希望10日前まで
受傷届 通学中・帰宅中・正課教育中・課外活動中・学外での試合や合宿等を含む学生生活において、突発的に生じたケガに対する加療を要した場合に提出する書類。慢性的疾患には適用しない。 - 受傷後14日以内※学生課窓口で受け取ること
海外渡航願 課外活動に限らず、家族が同行しない海外への渡航については、必ず提出しなければならない。なお、海外渡航の計画がある場合、書類を提出する前に学生課に申し出ること。 - 渡航3週間前まで
団体名簿 当該年度の各課外活動登録構成員の一覧及び連絡網を作成して提出しなければならない。なお、新入生等の新規部員や、中途加入があった場合も追加登録すること。 電子媒体 変更が生じた場合
会計報告 当該年度の課外活動助成金会計報告をする際に提出が必要。各団体で取りまとめている会計ノート(レシートを張り付けたもの)と同時に提出。提出の無い場合、次年度の助成金分配はしない。 会計ノート 別途連絡
助成金申請 新年度の課外活動助成金申請をする際に提出が必要。提出の無い場合、当該年度の助成金分配はしない。前年度の会計報告がなされている必要がある。(※新たに公認団体へ昇格する団体は、前年度会計報告は不要) - 別途連絡
各種変更届・解散届 団体名・顧問・代表者・副代表者が変更になる場合、速やかな提出が必要。また解散届は団体を解散する際に提出が必要となる。手続きを怠った状態で活動した場合、城西国際大学課外活動団体規定第11条3項により団体の解散を命ずる。 - 事柄発生後10日以内
SNS公式利用登録届出書 各団体でTwitterやInstagramなどのSNSを開設する場合は、届出書の提出が必要。届出書を提出する前に「SNS運用に関するガイドライン」を必ず一読すること。また担当者などが変更になった場合も届出書を提出すること。
※届出書を提出し、許可が下りてから、アカウントを発行すること。
※既にアカウントを運用している場合は、速やかに届け出ること。
- 随時届け出